ימית אורביןדמיינו לרגע עולם שבו אתם יכולים להרשות לעצמכם להעסיק כמה אנשים שתרצו כדי לסייע בניהול הקליניקה שלכם – מזכירה שתקבע פגישות ותענה לטלפונים, גובה כספים שיחסוך מכם את האי נעימות הזאת שאתם כל כך שונאים, מומחה דאטה שיעבור על כל הנתונים שמצטברים בעסק ויציע רעיונות לייעול ומנהל שימור לקוחות שיוודא שלא תפספסו אף קליינט פוטנציאלי שהתעניין בטיפול שלכם.
עכשיו פיקחו את העיניים – כי אנחנו רוצים להכיר לכם שיטה שתעזור להשיג את כל העזרה הזאת לעסק בלי לנפץ כל קופת חיסכון שפתחתם בשנים האחרונות. השיטה הזאת נקראת אוטומציה – הפיכת תהליכים בקליניקה לאוטומטיים. כדי להבין מה זו בדיוק השיטה הזאת וכיצד היא יכולה לסייע גם למטפלים לשפר את ניהול העסק – שוחחנו עם דוד ציזנר, מומחה לאוטומציה עסקית ומייסד מסלול הלימודים Mastering Business Automation.
כתב: מאור מואיגר עבור אתר “הנפשות הפועלות”
“בעולם של היום, סדר הפעולות שכל עסק צריך לבצע הוא פשוט אדיר – בין אם מדובר בשיווק, בשירות לקוחות, במכירות ובתפעול העסק”, מסביר ציזנר. “התפיסה הרגילה של בעלי עסקים אומרת שאם משהו צריך לקרות – מישהו יעשה אותו, כשהתפיסה של האוטומציה אומרת בדיוק ההפך – אם צריך לגרום לדברים לקרות – בואו נעשה את זה בלי שאף אחד יצטרך לשלוט על התהליך”.
מה זה אוטומציה?
אוטומציה היא, במילים פשוטות, שימוש בטכנולוגיה כדי לנהל תהליכים שונים בעסק באופן אוטומטי – בלי שנצטרך לבצע את הפעולות בעצמנו. כיום, התפתחות הטכנולוגיה והדיגיטל מאפשרת לכל עסק – גם לכאלו שאין להם תקציבים מנופחים – לפתח מערכות אוטומטיות שישפרו היבטים רבים בניהול השוטף ויאפשרו לכם המטפלים להשקיע את כל הזמן והאנרגיות שלכם במה שחשוב באמת – הגשת הסיוע למטופלים שלכם.
עדיין לא מבינים מה זה בדיוק אומר בהיבט של ניהול העסק שלכם? הנה כמה דרכים שבהן זה יכול לסייע לכם:
ניהול מאגר לקוחות מתעניינים (לידים)
כל מטפל צריך, באיזושהי רמה, לשווק את עצמו, וחלק מרכזי מהשיווק הזה כולל ניהול חכם של הלידים, פרטי ההתקשרות של אנשים שמביעים עניין ראשוני בטיפול. נניח שגולש ביקר באתר שלכם, התעניין והשאיר פרטים – כמובן שלא תמיד יש לכם פנאי לחזור אליו באותו הרגע ולשוחח בטלפון – אבל איך תוודאו שאתם לא מפספסים את השיחה אליו בשלב מאוחר יותר?
“מערכות אוטומציה מאפשרות, די בקלות, לוודא שכל ליד שמגיע מתהליכי השיווק ייכנס למאגר שיאפשר מעקב קל ונוח אחר סטטוס ההתקשרות”, מסביר ציזנר. “במערכת כזאת ניתן להגדיר שכל לקוח מתעניין יקבל הודעת סמס או מייל שבה נודה לו שהשאיר פרטים וגם, אם נרצה, נזמין אותו לקרוא מאמר, לעשות ‘לייק’ בפייסבוק או לצפות בסרטון.
“מחקרים מראים שאנשים שמתעניינים בשירות מסוים, יסגרו עסקה בסבירות גבוהה יותר אצל מי שחזר אליהם ראשון – לכן לתהליך הזה יש ערך אדיר למאמצי השיווק של הקליניקה”.
תיאום פגישות
‘אז נקבע לשמונה? אה, אתה צריך להחזיר את הילד מחוג? מה אם תשע? אה, אני עם מטופל אחר בשעה הזאת, טוב, בוא ננסה לדבר מחר בבוקר ונתאם…’ – אם השיחה הזאת מוכרת לכם, הנה עוד דרך פשוטה להפחית את כמות הניסיונות המסתכלים והאינסופיים האלו לתאם פגישה עם מטופלים.
“כלי אוטומציה מאפשרים גם לבצע תיאום פגישות בצורה אוטומטית וללא שום מאמץ מצידכם”, מסביר ציזנר. “אתם יכולים לדוגמה לשלוח ללקוח בוואטסאפ לינק לקביעת פגישה – והוא יכול לראות את המשבצות הפנויות שלכם ולהחליט מתי הוא רוצה להגיע. המערכת יכולה לשלוח לו הודעת תזכורת לפני הפגישה, לשריין את המועד בלו”ז שלו בסמארטפון ולאפשר גם שינוי של המועד בקלות וחשוב מהכול – בלי פינג-פונג אינסופי בניכם”.
מעקב אחר גבייה
גבייה היא אולי אחד הדברים השנואים ביותר על בעלי עסקים ובייחוד על מטפלים. גם כאן, מערכת אוטומטית יכולה לסייע לשלוח למטופל הודעה עם לינק לתשלום מקוון ומאובטח, לשלוח הודעות תזכורת למטופלים שלא שילמו ולנהל בעבורכם טבלת מעקב שמראה את סטטוס התשלומים של כל מטופל.
“שירות אוטומציה בעיקר עוזר להישאר עם האצבע על הדופק, לראות מה קורה עם התשלומים שלכם בכל רגע – ולטפל בפיגורים ובהתחמקויות מתשלום – בקלות וביעילות”, מדגיש ציזנר.
שיפור המקצועיות
נניח שאתם מנהלים בלוג מקצועי באתר שלכם – וגולש התעניין בתוכן ונרשם לקבל מכם עדכונים שוטפים. מערכת אוטומטית יכולה לשלוח לו בתור התחלה מייל עם פנייה ישירה שמברכת אותו ומודה לו על ההצטרפות לניוזלטר, מזמינה אותו לקרוא תוכן מעניין אחר שלכם, לצפות בסרטון או לקבוע פגישה בקליניקה.
“האוטומציה במקרה הזה מבטיחה תהליך מהיר ומותאם אישית ללקוח, דבר שגם עוזר לחזק את מעמד המטפל כגורם מקצועי ומבין עניין, גם עוזר למטופל הפוטנציאלי לבטוח בו יותר וגם הופך את כל ההתקשרות בין הצדדים להרבה יותר נעימה. כל אלו עוזרים לשפר את התדמית המקצועית של מטפלים – בלי יותר מדי מאמץ”, מספר ציזנר.
מעקב אחר נתונים
דוד ציזנר מלווה לא מעט בעלי עסקים בשיפור יכולות הניהול שלהם. בתחילת הדרך, הוא תמיד שואל אותם מהם אחוזי ההמרה מהקמפיינים שלהם – כלומר, כמה מהאנשים שנחשפו לתכנים הפרסומיים הופכים ללקוחות משלמים, והוא בדרך כלל נתקל בתשובה שמפתיעה אותו בכל פעם מחדש. לדבריו, בעלי עסקים ותיקים ומתחילים כאחד, פשוט לא מכירים את הנתון הכל כך חשוב הזה.
“תהליך שיווק זה כמו צנרת מסועפת עם המון צינורות”, אומר ציזנר. “כשיש דליפה, כלומר כשהקמפיין לא מוביל ללקוחות משלמים, לא תמיד ברור מה המקור שלה ולפעמים קשה מאוד לאתר אותו. מערכת אוטומציה עוזרת לבחון די בקלות את נתוני הקמפיין, לראות מהי החוליה החלשה בתהליך השיווק ואיך אפשר לחזק אותה”.
יחס אישי יותר ללקוחות
חלק מהמטפלים מאמינים שמערכות אוטומציה יפגעו ביחס האישי והחם שהם מעניקים למטופלים שלהם. ציזנר דווקא חושב שההפך הוא הנכון:
“הניסיון מראה שאוטומציה היא דווקא הדרך היחידה לתת יחס אישי לכל לקוח לאורך זמן. מערכות אוטומטיות עוזרות להבטיח שגם כשנהיה בחופשה, בפגישה עם מטופל אחר או באירוע – הקליניקה תמשיך לנהל תקשורת רציפה עם פציינטים ולקוחות מתעניינים – ולעשות הכול כדי לשמר את היחסים איתם.
“אם עובדים עם זה נכון, אפשר להשתמש באוטומציה כדי לייצר חוויה מותאמת אישית לכל לקוח – וזה דבר שהופך את התהליך לפשוט ומהנה יותר – גם למטפל וגם למטופל”.
מעוניינים להיעזר באוטומציה לשיפור השרות שלכם בקליניקה? מוזמנים לפנות אלינו בטופס צור קשר ונשמח להכין עבורכם אוטומציה מנצחת שתקל עליכם את עבודת השיווק והשרות.
